איך מבצעים פרויקטים גדולים של הזנת תוכן?

חברות גדולות שנשענות על אתרי אינטרנט עם מאות או אלפי עמודים, מתלבטות (בצדק) איך לעשות הזנת תוכן יעילה כשהן עוברות לאתר חדש, וכשברור שאין מנוס מהעברה ידנית של הטקסטים בצורה כזו או אחרת.

בחברת תוכן בוטיק, המתמחה בהזנת תכנים עם צוותים מקצועיים, אנחנו נתקלים בפניות מסוג זה חדשות לבקרים. חברות ביטוח, בתי השקעות, בנקים, מוסדות פיננסים, אתרי סחר, חברות טכנולוגיות, רשתות שיווק ועוד. כולם היו בנינו.

מתוך ניסיון של הזנת עשרות אלפי תכנים לאורך השנים, אנחנו יכולים להעיד ממקור ראשון שאין שום מכונה או תוכנה שיכולות לעשות את העבודה במקום מזין תוכן אמיתי. בפראפרזה לשיר של מאיר אריאל, "בסוף כל אקסל עם רשימת עמודים לביצוע, יושב מזין תוכן עם נרגילה". טוב, אולי לא עם נרגילה אבל בטוח שלפחות עם לפטופ ובקבוק מים.

הזנת תוכן היא מקצוע. הזנת תוכן היא התמחות

הזנת תוכן היא מקצוע. הזנת תוכן היא התמחות. זו ממש לא משימה שאפשר להפקיד בידי 2-3 עובדים שביום יום רגיל ההגדרה של המשרה שלהם היא (במקרה הטוב) באזורי החיוג של מחלקת שיווק או אגף המכירות. אפילו מנהלי הצוות של האתר השיווקי הם לא תמיד כוח האדם המתאים או הפנוי ביותר למשימה (בלשון המעטה).

פרויקט של הזנת תוכן בסדר גודל של מאות ואלפי עמודים חייב להיות מופקד בידי אנשים שזהו תחום התמחותם. ממש כמו הפתרון שאנחנו מציעים ללקוחות שלנו בחברת תוכן בוטיק.

השלב הראשון לגבי הזנת תוכן בפרויקט גדול הוא מודעות. עליכם להיות מודעים לכך שאתם עומדים בפני פרויקט שהוא גדול יותר מכתיבת התוכן של האתר, מורכב יותר מהעיצוב שלו ויקר משניהם גם יחד.

גם עובד מקצועי ומיומן לא יכול באמת להזין יותר מ-10 עד 20 עמודים ביום. אמנם תמיד יש עמודים פשוטים שקל לבצע (ואז אפשר לעשות אפילו 30-40 ביום), אבל רוב העמודים מתכנסים סביב הקצב הזה ואנחנו מדברים מניסיון. יש גם עמודים שיכולים לקחת יום שלם. למשל, עמודי דוחות רגולטוריים בחברות פיננסים עם מאות קבצים.

כך גם הדברים נאמרים לגבי תכנים שיווקיים, עמודים מרובי שדות (כמו מוצרים באתר סחר עם מפרט טכני, אודות, קבצים להורדה ודיסקליימרים) ועוד. בקיצור, בשביל להזין 1,000 עמודים צריך להשקיע בד"כ לפחות 120-150 שעות עבודה.

סיימנו להזין? יוצאים לסבבים נוספים

הזנתם את כל העמודים באתר וחשבתם שסיימתם? תחשבו שוב. אחרי ההזנה הראשונית צריך לעבור על האתר שוב לפחות 2-3 פעמים. זאת לטובת:

• סידור קישורים פנימיים.
• תיקוני פספוסים.
• שינויים בהוראות (למשל, החלטה לשנות את מיקום הדיסקליימרים באופן רוחבי במאות עמודים).
• הקמת תפריטים.
• יצירת תיאורים לגוגל.
• יצירת כותרות לגוגל.
• ועוד, ועוד, ועוד.

במילים אחרות, הזנת תוכן של אתרים גדולים היא פרויקט שהוא קודם כל יקר ודורש משאבים. כך גם צריך לקחת בחשבון את אפקט הזמן. חברות מקצועיות להזנת תוכן יכולות להעמיד לטובת הפרויקט צוות ייעודי של מזיני תוכן שהם גם מקצועיים וגם עובדים אך ורק על האתר הספציפי. לפעמים אפילו מסביב לשעון במשמרות של 12-17 שעות ביממה.

אם יש לאתר 1,000 עמודים והזנתו דורשת לפחות 150 שעות עבודה All-Together, אנחנו מדברים על בערך 7.5 חודשי עבודה מלאים. ברור שהחברה בעצמה לא יכולה להסתמך על כוח האדם שלה והיא חייבת צוות ייעודי שיסיים את הפרויקט בלוחות זמנים הגיוניים.

למה אנחנו?

בחברת תוכן בוטיק, למשל, אנחנו יודעים לבצע אפילו פרויקטים של מאות עמודים בתוך חודש בגלל האנשים האיכותיים שלנו. מזיני תוכן שראו הכל, מכירים את הכל ומדברים CMS כשפת אם. לחברת תוכן בוטיק יש ניסיון עצום בכל מערכות ניהול התוכן המובילות בעולם – וורדפרס, שופיפיי, פורס, אומברקו ועוד. כך גם אנחנו יודעים כמובן להתמודד עם מערכות ניהול תוכן בקוד סגור.